Регистрация на мероприятиях

Регистрация посетителей - это процедура получения физическими или юридическими лицами права доступа на мероприятие. Право доступа выдается в обмен на предоставление данных о себе участниками и посетителями мероприятия, которое закрепляется бейджами.
Регистрация посетителей является актуальной и значимой услугой, влияющей как на имидж, так и на отдачу от мероприятия для участников, а также на максимально эффективное использование вложенных денежных средств.

Зарегистрировавшись, посетитель может пройти в залы мероприятия. Зашифрованная в бейдже полная информация о посетителе позволяет наиболее эффективно работать организатору и участникам мероприятия: отслеживание перемещения и активности посетителей, изучение наиболее популярных зон мероприятия, отслеживание количества времени, которое посетитель провел в конкретной зоне. Благодаря таким бейджам участники мероприятия могут получить полную информацию о посетителе их стенда, в нужный момент имея возможность сохранить весь список посетителей со всеми контактными данными в виде электронной таблицы для дальнейшего использования.

Регистрация предполагает:

• организацию режима комфортного общения участников друг с другом;
• повышение имиджа мероприятия;
• обеспечение более простого и удобного пропускного режима в различные залы для посетителей;
• создание базы данных для последующего налаживания контактов и работы с посетителями;
• получение точных данных о посетивших мероприятие специалистах;
• определение истинной потребительской ценности мероприятия.

Наша компания предоставляет следующие услуги по регистрации посетителей и участников мероприятия:

• Предварительная регистрация.

При условии предоставления списка участников и посетителей, производится предварительная распечатка бейджей.
Предварительная регистрация позволяет спрогнозировать количество посетителей и участников данного мероприятия. Кроме того, предварительная регистрация сокращает очередь перед входом на мероприятие.

• Регистрация на мероприятии.

Регистрация на мероприятии включает в себя организацию регистрационной стойки, оперативную печать бейджей, выдачу заранее распечатанных бейджей, формирования пакетов участников и их раздача целевой аудитории.
На регистрационной стойке посетитель может либо зарегистрироваться в день проведения мероприятия, либо получить уже заранее напечатанные бейджи.
Анкета заполняется самостоятельно на стойке самостоятельной регистрации (особенно актуально для мероприятий ИТ-направленности и мероприятий, основную массу посетителей которых составляют молодые люди от 18 до 30 лет), либо заполнить бумажную анкету и передать ее оператору для ввода информации в базу.
После регистрации участник получает пакет участников.

Пакет участников предполагает получение посетителем до или после регистрации пакета, в который входит программа мероприятия, а также сопутствующие материалы, такие как ручка, блокнот и т.п.

• Предоставление персонала

Если у компании организатора существует своя система регистрации, мы предлагаем обученный квалифицированный персонал на стойки регистрации и персонал для организационных задач - регистраторы, системные администраторы, волонтеры, живые указатели, сотрудники для работы в конференц-залах и другой необходимый организационный персонал.

• Отчет о зарегистрированных посетителях.

Полученные данные являются важным маркетинговым инструментом для анализа сильных и слабых сторон прошедшего мероприятия, планирования следующих мероприятий, подготовки внутренних и внешних отчетов о качественном и количественном составе посетителей мероприятия, построении необходимых вам графиков и диаграмм.

Отчет может быть выдан в удобной для организатора форме: физические носители (анкеты) либо электронные носители (Excel, базы данных Access).